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INTERPRETARIATO SIMULTANEO A DISTANZA
LINEE GUIDA PRATICHE PER IL SUCCESSO

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Introduzione
Quanto segue è un supplemento al nostro contratto standard per i servizi di interpretariato ed è stato preparato per affrontare questioni reali che sono sorte durante gli eventi RSI nel recente passato.

Pertanto, vi preghiamo di leggere attentamente questo documento - la conformità è intesa a garantire il successo; il corollario è che la mancata conformità è quasi certamente garanzia di fallimento, per il quale NESSUNA RESPONSABILITÀ SARA' ACCETTATA, dal momento che con il presente documento viene fornito un giusto avviso del rischio.

L'introduzione spiega perché alcune questioni sono trattate come suggerito.

Il corpo principale del documento fornisce linee guida pratiche per tutte le parti per impostare un evento in modo che possa svolgersi con il minimo disturbo derivante dal suo svolgimento in un contesto virtuale.

Piattaforme e qualifiche
Esistono diverse piattaforme su cui si possono svolgere eventi a distanza utilizzando l'interpretazione simultanea.

Alcune piattaforme non sono specificamente destinate alla fornitura di servizi di interpretariato, come Zoom, WebEx, Microsoft Teams ecc.

Di queste, alcune possono avere innestati alcuni rudimentali canali di interpretariato (come Zoom) e altre possono essere convertite per fornire l'interpretariato utilizzando strumenti speciali, come l'App Voices di AIIC Italia.

Alcune piattaforme sono state anche progettate appositamente per fornire l'interpretariato durante eventi e riunioni "dal vivo" che si svolgono in luoghi diversi.

Tuttavia, nessuna di queste piattaforme è in grado di offrire interpretariato senza le competenze di interpreti umani, per far funzionare le apparecchiature e fornire il servizio agli ascoltatori dei canali interpretati.

Alcune piattaforme hanno deciso di operare come se fossero fornitori di servizi linguistici (LSP), e sono arrivate persino a "certificare" come "qualificati" i professionisti dell'interpretazione.

Dovrebbe essere chiaro che tale "certificazione" non è in alcun modo una prova della capacità dell'"interprete" di eseguire effettivamente il servizio che il cliente finale sta pagando.

Invece, tale "qualificazione" "certifica" solo che queste persone sono in grado di "premere i pulsanti" necessari per far funzionare correttamente la piattaforma.

La capacità di eseguire correttamente l'interpretazione simultanea è il risultato linguistico più difficile che l'umanità conosca.

Le qualifiche in questo campo sono fornite da varie università e istituti di istruzione superiore, e POSSONO portare le persone ad essere accettate tramite esame e peer review come membri di vari organismi professionali nazionali o dell'associazione internazionale degli interpreti: AIIC.


Oltre all'interpretazione, cosa succede in una cabina fisica
Capire cosa fanno effettivamente gli interpreti è la chiave per soddisfare le loro esigenze in un ambiente virtuale.

Perché le loro esigenze dovrebbero essere prese in considerazione? Perché dovrebbero essere speciali? In breve, perché le persone che non parlano la lingua dell'evento hanno bisogno di poter capire il contenuto, e spesso sono disposte a pagare (anche cifre piuttosto alte) per farlo.

Il fatto è che l'interpretariato simultaneo non è solo l'ultima frontiera dei servizi linguistici, ma pochi si soffermano a pensare cosa comporta in realtà: ascoltare ciò che viene detto in una lingua (indipendentemente dall'argomento) e poi contemporaneamente (o comunque con uno scarto temporale minimo) trasmettere lo stesso significato in un'altra lingua.

Ciò significa che non c'è tempo per cercare le parole nei dizionari, non c'è tempo per comunicare con i tecnici per risolvere i problemi tecnici, non c'è tempo per fare una pausa per bere acqua, non c'è tempo per andare in bagno, non c'è tempo per tossire o starnutire, ecc.

A causa dell'estrema difficoltà sono sorte diverse pratiche che sono state concepite per soddisfare le esigenze degli interpreti in modo che possano effettivamente fornire il loro servizio.

Prima di tutto c'è la consapevolezza che il lavoro in questione è tremendamente impegnativo dal punto di vista intellettuale. Gli esseri umani hanno bisogno di fare una pausa (tradizionalmente ogni 20-30 minuti) per ricaricare le batterie in modo da poter continuare a lavorare in modo ottimale.

Questo è un requisito così importante che tutte le associazioni professionali di interpreti di tutto il mondo l'hanno sancito nelle loro regole di appartenenza. Di fatto, l'autore non conosce nessun professionista che accetti di lavorare senza queste pause e senza un regolare passaggio di consegne in tutto il mondo.

Infatti, quando gli argomenti sono estremamente impegnativi, invece di far lavorare gli interpreti in squadre di due, a volte sono richieste squadre di tre che lavorano con il cosiddetto sistema "round-robin" con due turni di riposo e un termine di riposo.

Anche così, l'esaurimento mentale è un problema reale che deve essere gestito, insieme allo stress ecc. che deriva dalle condizioni estreme di questo lavoro.

Ma il sistema dei passaggi di consegne permette non solo il riposo, ma anche le pause per la toilette, e in certe emergenze, gli attacchi di tosse (il partner subentra temporaneamente con un preavviso molto breve).

Gli starnuti sono di solito gestiti mettendo temporaneamente in muto il microfono - anche se questo inevitabilmente interrompe il flusso regolare dell'output, proprio come farebbe nel discorso naturale. La stessa tattica permette di bere un sorso d'acqua mentre si lavora per assicurare che il sistema fisico della voce non si rompa.

Altri accordi che prevalgono nella cabina sono che il partner che non è "live" gestisce i tecnici (in silenzio e tramite gesti) eseguendo correzioni tecniche a eventuali problemi sul set di attrezzature duplicate non effettivamente in uso.

Il compagno di stand che non è "dal vivo" fa anche in modo che siano disponibili adeguate scorte d'acqua per lo stand, e inoltre, quando il suo compagno è al lavoro, fornisce un'assistenza utile, ad esempio scrivendo su carta le cifre menzionate dai relatori che non sono annotate nelle dispense precedentemente fornite o sulle diapositive visibili nello stand.

Lui/lei ascolta anche l'output del collega e può suggerire parole scritte in modo simile annotate su carta quando il collega si blocca con una parola particolare (succede a tutti).

Tutti i compagni di cabina si gestiscono l'un l'altro per indicare che sono pronti a cedere il ruolo dal vivo all'altro (alla fine della frase successiva) una volta che il tempo concordato è trascorso (o una volta che sentono che il loro partner sta rallentando o comunque ha difficoltà nell'esecuzione).

Tutto questo deve essere compreso, perché tutte queste funzioni devono essere accomodate nel mondo virtuale nell'interpretazione simultanea a distanza, e in modo tale da non disturbare i processi intellettuali in atto nell'interprete che sta effettivamente lavorando dal vivo.

Per esempio, se un tecnico manda un messaggio a un interprete che sta effettivamente interpretando, l'interprete deve fare una scelta tra rispondere al tecnico e interrompere il lavoro di interpretazione, o ignorare il tecnico.

Questo vale per tutti i messaggi che un tecnico può inviare, comprese le istruzioni di cambiare per ragioni tecniche o di tempo, ecc.

Non capire che questo è il caso porterà o alla frustrazione con gli interpreti o a un output scarso o inutilizzabile, o, nella maggior parte delle circostanze, a entrambi!

Alcune piattaforme dichiarano di essere state progettate dagli interpreti: al momento ci sono pochi segni che siano state progettate per gestire i requisiti del mondo reale del lavoro.


Infrastruttura
Attualmente si chiede agli interpreti di sostenere tutte le spese di capitale per fornire l'infrastruttura necessaria al successo dell'interpretariato a distanza.

L'argomentazione è che, poiché gli interpreti non devono più recarsi in luoghi fisici, il tempo di viaggio e i costi di alloggio vengono eliminati, e il risparmio sui costi viene trasferito ai clienti, evitando così la questione dei costi delle infrastrutture (e l'amenità che ne deriva - forse ciò che ha attirato alcune persone verso questa professione altamente impegnativa in primo luogo).

Resta il fatto che negli eventi fisici, tutte le infrastrutture sono fornite gratuitamente agli interpreti: cuffie per interpreti (anche se alcuni preferiscono usare le proprie), cabine insonorizzate, tecnici del suono, infrastrutture per i canali (fornitura di canali separati per coppia linguistica e foldback/return, commutazione, etichettatura ecc.

Nell'interpretariato a distanza, tutto ciò deve essere fornito dall'interprete a proprie spese, il che può essere considerevole, e spesso secondo specifiche esigenti come queste (fornite da una società australiana, ma per nulla atipiche):

Terp Tech Requts

Questioni come cibo e bevande ecc. e l'uso di altre strutture (bagni ecc.) sono date per scontate: finora nessun interprete ha (che io sappia) proposto di far pagare l'affitto per l'uso delle proprie strutture, ma non c'è alcuna ragione logica per cui ciò non dovrebbe avvenire.

In effetti, le argomentazioni per farlo diventano molto più facili da quantificare quando le cabine di interpretariato Hub vengono utilizzate per la fornitura di servizi a distanza per eventi altrove. Non sembra esserci alcuna giustificazione per non trasferire questo costo al cliente finale, dato che alla fine ne beneficerà in termini di connessioni affidabili, silenzio di fondo garantito, e molti altri miglioramenti che derivano dal fatto di avere cabine fisiche da cui operare, in una forma ibrida a distanza.


Salute e sicurezza
Tutto questo è completamente separato dalle questioni relative alla salute e alla sicurezza degli interpreti, che sono state evidenziate attraverso vari casi di shock acustico (danni all'udito) che hanno colpito diversi interpreti quando lavoravano a distanza.

Dato che questo ha portato al pensionamento forzato di persone e all'invalidità permanente in alcuni casi, c'è un'abbondante letteratura disponibile sull'argomento, meglio riassunta dal Comitato AIIC per la Salute e la Sicurezza (THC) nel suo secondo rapporto qui: https://aiic.org/document/9506/THC%20Test%20RSI%20platforms%202020.pdf
(il rapporto tecnico completo è qui: https://aiic.org/document/9505/THC%20Test_AiR_AIIC.pdf).

La situazione attuale è quella in cui l'intero onere della protezione dell'udito viene fatto ricadere sugli interpreti stessi, e questo è chiaramente inaccettabile.

Di conseguenza, i clienti devono capire che verrà chiesto loro di contribuire indirettamente ai costi per fornire tale protezione, sotto forma di tariffe aggiuntive.

Educazione di terzi (partecipanti, clienti, agenzie, organizzatori di eventi e ospiti)
Non ci si aspetta che gli interpreti
1. 1. Spiegare agli organizzatori di eventi, agli organizzatori o ai clienti come attivare l'interpretariato sulla piattaforma utilizzata.
2. 2. Dare istruzioni ai delegati su come accedere all'interpretariato. Questo deve essere fatto dagli organizzatori dell'evento, dai padroni di casa o dai clienti nelle lingue di destinazione dell'evento (ad esempio tramite una presentazione prima dell'inizio della riunione). (Vedere anche i briefing per i partecipanti di seguito).
3. Abilitare la funzione di interpretariato su Zoom (o altre piattaforme simili). Questo deve essere eseguito dagli organizzatori dell'evento, dagli host o dai clienti prima dell'inizio dell'evento.
4. Organizzare sessioni di domande e risposte. Le proposte devono essere fatte prima dell'Evento dagli Organizzatori dell'Evento, dagli Host o dai Clienti e saranno soggette all'approvazione degli interpreti. (Vedi i requisiti per l'accesso e le domande e risposte qui di seguito).
5. Eseguire il supporto tecnico audio, informatico o di rete. Tutti i sistemi devono essere controllati prima dell'Evento dagli Organizzatori dell'Evento, dagli Host o dai Clienti, ed essere mantenuti in uno stato di prontezza da subito prima dell'orario di inizio dell'evento fino alla fine dell'Evento.
6. 6. Raccomandare l'uso di cuffie (e/o microfoni) di qualità per tutti gli oratori (anche nelle sessioni di domande e risposte) - DEVE essere eseguito dagli organizzatori dell'evento, dagli organizzatori e dai clienti a tutti i delegati e partecipanti.)


Briefing dei partecipanti
1. Gli interpreti NON devono dare istruzioni ai delegati su come accedere all'interpretariato. Ciò deve essere fatto dagli organizzatori dell'evento, dagli organizzatori o dai clienti nelle lingue di destinazione dell'evento (ad esempio tramite una presentazione prima dell'inizio della riunione).
2. Ai partecipanti deve essere chiesto di assicurarsi che il loro microfono sia silenziato tranne quando parlano (quando consentito dall'organizzatore/moderatore dell'evento) per permettere a tutti di sentire e capire ciò che viene detto.
3. Per lo stesso motivo i partecipanti devono essere invitati a non parlare nello stesso momento di chiunque altro ed evitare interruzioni e conversazioni incrociate.
4. Se si devono porre domande, queste dovrebbero essere specificate nella chat-box Q&A (su Zoom) o l'equivalente su altre piattaforme. (Vedi i requisiti per l'accesso e le domande e le risposte qui sotto).
5. Se è richiesto un chiarimento da parte di un interrogante o se qualcosa deve essere ripetuto, un feed video dovrà essere fornito agli oratori / partecipanti per consentire agli interpreti di fare un segnale di mano alzata, che deve essere osservato da tutti i partecipanti.

2Break booths



Migliori pratiche
Domande sul set-up tecnico
1. L'organizzatore dell'evento, l'ospite o il cliente è una società di servizi linguistici o un'agenzia?
2. L'organizzatore dell'evento, l'ospite o il cliente ha già organizzato un evento di interpretariato simultaneo a distanza?
3. Qual è la natura dell'evento (webinar, briefing, riunione interattiva, mercato, ecc.) e qual è il risultato previsto (vendite, formazione, ricerca, ecc.)?
4. Ci sarà un moderatore o un presentatore?
5. (N.B. Questo è un requisito non negoziabile per tutti gli eventi di durata superiore a 30 minuti)
6. Quale piattaforma verrà utilizzata? (NB Se si tratta di Zoom, chi coordina i canali di interpretariato e chi è responsabile della formazione necessaria: l'organizzatore dell'evento, il presentatore o il cliente?)
7. È necessario un ponte telefonico secondario (o un canale di backup) per gli interpreti (per le comunicazioni con i tecnici, l'organizzatore dell'evento, il presentatore o il cliente)
8. La riunione viene trasmessa in livestreaming o registrata (NB: si applicano costi aggiuntivi in entrambi i casi)
9. In particolare, quali sono i Nomi e DUE METODI TESTATI E FUNZIONANTI per contattare i Tecnici responsabili dell'IT e dell'audio.
10. Quando è prevista la verifica tecnica pre-evento (vedi sotto) con tutte le parti (interpreti, tecnici, organizzatore dell'evento, ospite e cliente) (c'è tempo sufficiente per consentire di trovare soluzioni a qualsiasi problema scoperto PRIMA dell'evento?


Requisiti per l'accesso e l'impostazione dell'interprete
1. I partecipanti (fisicamente presenti o tramite collegamento remoto) devono essere informati su come accedere all'interpretariato dagli organizzatori dell'evento, dagli organizzatori o dai clienti nelle lingue di destinazione dell'evento (ad esempio tramite una presentazione prima dell'inizio della riunione). Vedi Briefing dei partecipanti e Formazione di terzi 2. sopra.
2. La funzione di interpretariato (se necessaria) deve essere configurata dagli organizzatori dell'evento, dagli organizzatori o dai clienti, durante le prove e appena prima dell'evento, dopo di che non deve essere spenta fino alla fine dell'evento.
3. Se un Evento richiede discussioni o dialoghi tra delegati, partecipanti e/o panellisti, gli interpreti devono disporre di quanto segue:
a. Copioni per l'introduzione di ciascun oratore successivo (nell'ordine corretto);
b. Eventuali copioni per i discorsi (o altre forme di intervento),
c. Segnali (orali e/o gestuali) per il cambio di turno tra i delegati, i partecipanti e/o i panellisti (in contrapposizione agli interpreti - trattati separatamente nella sezione Cabina virtuale e consegna degli interpreti qui di seguito).
4. Quando l'evento è un incontro interattivo, gli interpreti possono essere visibili ai partecipanti e prendere parte alle discussioni. In tali circostanze si raccomanda che siano incaricati di gestire la piattaforma, per garantire che tutte le voci siano ascoltate.



Gestire le domande e le risposte
1. Identificate e fornite i dettagli di contatto della persona che controllerà la Chat Box per le domande (NB. Non può essere un interprete).
2. (SOLO se c'è più di un interprete - cioè per eventi di più di 30 minuti o con più di due lingue dell'evento): quale interprete interpreterà le domande (e le risposte)?
5. Quale segnale sarà usato per indicare che gli organizzatori dell'evento, gli ospiti, i clienti, i membri del panel, i delegati (o altri partecipanti) o gli interpreti desiderano commentare o chiarire? La piattaforma fornisce una funzione "mano alzata"?
6. Verranno utilizzati dei microfoni per porre domande oralmente (non applicabile per eventi virtuali al 100%)?
7. È previsto un dialogo aperto (come tra i membri del panel in un contesto di riunione di gruppo)? Se sì, quali delle disposizioni di cui sopra saranno applicate?


Cabina virtuale e consegna dell'interprete
1. Una cabina virtuale dovrebbe essere allestita per ogni coppia linguistica:
a. O (con Zoom o piattaforme simili) utilizzando un secondo dispositivo per accedere alla stessa riunione per ascoltare il compagno di cabina sul canale dell'interpretariato, o
b. (Preferibile) utilizzando una videochiamata su un secondo dispositivo per coordinarsi con il compagno di banco. Questo approccio permette di passare messaggi scritti tra i partner come in una cabina fisica, e per segnali manuali come la lettera X per il passaggio di consegne, ecc.
c. Può essere possibile (solo su alcune piattaforme) accedere a una seconda applicazione video (come Google Meet, Skype, Whereby, Viber ecc.) per coordinarsi con i compagni di cabina (ma a condizione che la connessione internet sia stabile e abbia una larghezza di banda sufficiente per non pregiudicare la connessione principale)
2. La cabina virtuale dovrebbe essere usata inizialmente per stabilire:
a. Quale canale (o applicazione) sarà utilizzato;
b. Se la comunicazione video può essere usata (preferibile - vedi punto 1. b. sopra);
c. Quanto spesso deve avvenire il cambio tra i partner della cabina interprete; e
d. Quale segnale della mano dovrebbe essere usato per indicare il cambio (ad esempio, alcune persone preferiscono usare un segno di pollice in su).
3. Va notato che TUTTE le cabine virtuali richiedono almeno DUE canali audio da gestire: uno per l'evento e uno per il partner della cabina.
4. (Solo se il punto 1.c) di cui sopra non è applicabile): un dispositivo separato sarà necessario per gestire il secondo canale audio.
a. L'audio originale viene fornito alle cuffie dell'interprete corrente, tramite la piattaforma web;
b. Tutti gli interpreti allestiscono una cabina virtuale per coordinarsi con i colleghi (una cabina per lingua), e
c. Gli interpreti parlano nei microfoni e ascoltano l'output, sia utilizzando dispositivi di ascolto separati (due cuffie monofoniche, o cuffie più auricolari, o mixati tramite un mixer in miniatura, ecc.)
d. La cabina virtuale deve essere impostata in anticipo con tutti i partner della cabina e il suo uso deve essere praticato fino a raggiungere una completa familiarità prima dell'evento.

Precondizioni non negoziabili
Controllo tecnico pre-evento
- Come saranno informati i delegati su come accedere all'interpretariato (vedi anche Educazione dei terzi 1.)?
- Chi fornirà le diapositive per i delegati su come ascoltare l'interpretariato (Organizzatori dell'evento, Ospiti o Clienti (vedi anche Educazione dei terzi 2.) ?
- Chi è responsabile di confermare che i canali di interpretazione dell'evento siano abilitati (tecnici, organizzatore dell'evento, host e/o cliente)?
- Chi è responsabile della verifica della qualità del suono su TUTTI i collegamenti (tecnici, organizzatore dell'evento, presentatore e/o cliente)?
- Chi è responsabile della risoluzione dei problemi su TUTTI i problemi tecnici (tecnici, organizzatore dell'evento, organizzatore e/o cliente - se divisi tra le parti, identificare ciascuno e definire l'area di responsabilità)?


Accordi pre-evento
- Come sarà gestito il processo di domande e risposte (chi sarà specificamente l'organizzatore, chi analizzerà le domande / le sottoporrà a eventuali commissioni / le registrerà per un uso futuro 7 ricerca, ecc.)
- L'approccio e la tempistica del turn-over degli interpreti devono essere concordati prima dell'evento (ad es. chi fa il retour, come viene gestita la staffetta e il passaggio di consegne ogni 20 minuti o prima?) da tutte le parti interessate
- Il contatto primario dell'evento (organizzatore dell'evento, ospite e/o cliente) deve essere condiviso con tutte le parti interessate.
- Tutti i documenti preparatori pertinenti, le note e le diapositive (ecc.) devono essere forniti agli interpreti almeno 48 ore prima dell'evento (Chi è responsabile della verifica della qualità del suono su TUTTI i collegamenti (l'organizzatore dell'evento, il presentatore e/o il cliente).


Lista di controllo preventiva per gli interpreti
- La struttura RSI (cabina virtuale, ufficio a domicilio, ecc.) è completamente allestita e pronta?
- Il controllo tecnico pre-evento è stato completato con successo?
- Tutte le parti coinvolte nella verifica tecnica pre-evento hanno confermato i loro ruoli?
- Hai ricontrollato i tuoi sistemi audio (microfoni, cuffie e dispositivi in-ear, protezioni acustiche, ecc.)
- Hai ricontrollato che la tua postazione di lavoro rimanga tranquilla per tutta la durata dell'evento?
- Tutti i processi di chat e di domande e risposte sono stati competitivi, con tutte le parti informate e i loro ruoli confermati?
- Le modalità di accesso dei partecipanti al canale di interpretariato sono state approvate dal cliente/ospite prima dell'evento?
- Esiste una politica specifica per comunicare con tutte le varie classi di partecipanti in funzione e testata prima dell'inizio dell'evento?
- Il setup dello stand virtuale è stato testato e messo in pratica con il partner dello stand?

NB: Ricordate che l'imprevedibile può sempre accadere. Ad esempio, veicoli che si schiantano all'esterno dove sta lavorando un interprete, o terremoti nelle sedi, sommosse, tumulti civili e simili, condizioni meteorologiche estreme, come uragani e tifoni; la lista completa è infinita, mentre la prevenzione ha i suoi limiti.